保密与数据处理

我们如何保护客户文件及项目信息

客户交给我们的，可能是多年的研究、尚未公开的计划，或他人托付给他们的资料。保密不是附带程序，而是工作本身的一部分。

生效日期：2026年7月6日。对于非公开客户材料，我们自首次实质性咨询起至交付及适用保留期届满，均按保密信息处理。

1. 默认保密处理

我们仅为评估咨询、编制报价、完成约定工作、实施质量审查、交付文件、管理项目及履行法律或会计义务而使用非公开项目信息。未经书面许可，我们不会公布、出售客户文件，或将其用于无关营销或作品展示。

仅限为约定项目或其安全管理确有需要的人员及获批准服务商访问相关信息。访问权限应与任务相称，并在不再需要时撤销。

如项目由其他编辑、审阅人员、管理员或技术服务商协助，我们会要求其承担适当的保密及数据处理义务。我们仍负责选择合适的服务商，并限制向其披露的信息。

我们根据材料敏感程度、可用系统及约定项目条款采用适当的传输和存储方式。除非确属必要且已确认合适方式，客户不应发送密码、身份证明、患者标识、财务凭证或其他高度敏感信息。

通过样本编辑表单上传的文件以不透明文件名存储在公开WordPress媒体库之外，仅可通过管理员专用下载操作访问。按网站标准保留设置，上传副本将在30天后安排删除；咨询记录可因业务管理及法律义务另行保留。

我们不使用客户保密内容训练公开人工智能模型。除非客户已给予知情书面许可，且双方已约定用途、服务商、数据控制及保留影响，否则我们不会将保密材料提交至公开生成式人工智能服务。为合理必要目的并在适当控制下，常规拼写、术语、安全、备份及生产力工具可能处理有限信息。

工作文件仅在交付、澄清、质量控制、付款、法律义务、安全或争议处理所合理必要的期间内保留。需要特定删除计划的客户应在项目开始前说明。自活动存储删除并不一定立即清除加密备份；备份将按相应周期到期。

如发现影响客户信息的重大事件，我们将在合理可行范围内调查并控制事件、保存相关记录，并依适用法律或合同要求通知受影响客户或主管机关。

我们可审阅客户提供的保密协议，或提出适当的保密条款。协议仅在获授权代表接受后生效。如有不一致，项目专用条款优先于本一般页面。

保密义务不适用于并非因我们违约而已公开的信息、我们此前合法知悉且不受限制的信息、未使用客户材料而独立开发的信息，或依法、法院命令或主管机关要求必须披露的信息。在法律允许的情况下，我们会尽力在强制披露前通知客户。

客户须有权共享材料、尽量减少不必要的个人信息、在可行情况下移除身份标识、披露任何机构或合同限制，并在传输前提供准确的处理指示。

在传输敏感材料前，请将保密问题、删除请求或拟议的项目专用要求发送至pps@ppslanguage.com。