機密保持およびデータの取扱い
顧客文書およびプロジェクト情報の保護について
お預かりするのは、長年の研究、未公開の計画、第三者から託された情報かもしれません。機密保持は事務手続きではなく、仕事そのものの一部です。
発効日：2026年7月6日。非公開の顧客資料は、最初の具体的なお問い合わせから納品および適用される保管期間の終了まで、機密情報として取り扱います。
1. 原則としての機密取扱い
非公開のプロジェクト情報は、お問い合わせの評価、見積作成、合意業務、品質確認、納品、プロジェクト管理および法務・会計上の義務のためにのみ利用します。書面による許可なく、顧客文書を公開、販売し、無関係な広告または実績紹介に利用しません。
2. 業務上必要な者に限定したアクセス
合意されたプロジェクトまたはその安全な管理のため情報を必要とする担当者および承認済み提供者にアクセスを限定します。権限は業務に相応する範囲とし、不要となった時点で取り消します。
3. 編集者、査読者およびサービス提供者
他の編集者、査読者、管理者または技術提供者が支援する場合、適切な守秘義務およびデータ取扱義務を課します。当社は適切な提供者の選定および共有情報の限定について引き続き責任を負います。
4. 安全な送信および保管
資料の機密性、利用可能なシステムおよび合意条件に応じた方法を用います。必要性と適切な方法が確認されない限り、パスワード、身分証明書、患者識別情報、金融資格情報その他高度に機微な情報を送信しないでください。
5. ウェブサイトへのサンプルアップロード
サンプル編集フォームからのファイルは、公開WordPressメディアライブラリ外に推測困難な名称で保存され、管理者専用の操作でのみダウンロードできます。標準設定では30日後に削除予定となります。問い合わせ記録は事業管理および法的義務のため別途保管される場合があります。
6. 人工知能および自動化ツール
顧客の機密内容を公開AIモデルの学習に使用しません。顧客の十分な説明に基づく書面許可があり、目的、提供者、データ管理および保管への影響を合意しない限り、機密資料を公開生成AIサービスへ送信しません。通常の校正、用語、安全、バックアップおよび生産性ツールは、合理的に必要かつ適切に管理される範囲で限定情報を処理する場合があります。
7. 保管、削除およびバックアップ
作業ファイルは、納品、照会対応、品質管理、支払、法的義務、セキュリティまたは紛争処理に合理的に必要な期間のみ保管します。特定の削除日程を要する場合は開始前に申し出てください。稼働中の保管領域から削除しても暗号化バックアップが直ちに消去されない場合があり、当該バックアップ周期に従い失効します。
8. セキュリティ事故
顧客情報に影響する重大な事故を認識した場合、合理的な範囲で調査・封じ込めを行い、関連記録を保存し、適用法または契約上必要なときは影響を受ける顧客または当局に通知します。
9. 秘密保持契約
顧客提示の秘密保持契約を検討し、または適切な条項を提案できます。契約は権限ある代表者が承諾した場合にのみ適用されます。矛盾する範囲では、プロジェクト固有の条件が本一般ページに優先します。
10. 許容される開示および強制開示
当社の違反によらず公知となった情報、制限なく適法に既知であった情報、顧客資料を使用せず独自開発した情報、または法令、裁判所命令もしくは権限ある当局により開示が必要な情報には守秘義務は適用されません。法的に許される場合、強制開示前に顧客への通知に努めます。
11. 顧客の責任
顧客は、資料を共有する権限を有し、不要な個人情報を最小化し、可能な範囲で識別情報を削除し、組織上・契約上の制限を開示し、送信前に正確な取扱指示を提供するものとします。
12. ご質問または特別要件
機微な資料を送信する前に、守秘に関する質問、削除請求またはプロジェクト固有の要件をpps@ppslanguage.comへお送りください。